När SKL Kommentus Inköpscentral skulle göra en ramavtalsupphandling av fordon använde de sig av Miljöstyrningsrådets LCC-kalkyl. Här berättar upphandlingskonsult Fredrik Björnström om sina erfarenheter.

SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) genomför upphandlingar åt främst kommuner, landsting och regioner och dess bolag. Bolaget, som startades i januari 2011, ägs av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). 2010 genomförde föregångaren till SKI, SKL Kommentus AB , en samordnad ramavtalsupphandling av fordon på uppdrag av 64 stycken upphandlande myndigheter.

Upphandlingen omfattade köp och leasing av personbilar och lätta transportfordon på upp till 3,5 ton med en beräknad avropsvolym på cirka 700 fordon per år. SKI försöker alltid att använda MSR:s verktyg och för första gången prövade man MSR:s LCC-Kalkyl.

Det fungerade alldeles utmärkt. Genom att använda denna kalkyl kunde vi ta hänsyn till ett fordons verkliga kostnad och inte bara inköpspris vid anbudsutvärderingen. Därför begärde vi in uppgifter avseende drivmedel, förbrukning, fordonskatt samt servicekostnad från leverantörerna. Dessutom ställdes krav på bland annat däck och säkerhet vid upphandlingen, säger Fredrik Björnström, upphandlingskonsult på SKI.

Genom att ta hänsyn till LCC-kostnad gynnas bränslesnåla modeller eftersom de ekonomiskt blir mer fördelaktiga ur ett totalkostnadsperspektiv.

Hur stor skillnad var det mellan det billigaste och dyraste anbudet?
– Med hänsyn till att fordonen är indelade i 13 grupper så får man i så fall se till vilken som var mest kostnadsseffektiv inom respektive grupp. För exempelvis grupp Ab var LCC-kostnaden som minst 82 845 kronor och som högst 107 441 kronor.

Fick LCC något genomslag, det vill säga var det anbud som vann dyrare i inköpskostnad men hade billigare driftkostnader?
– Eftersom det är ett ramavtal vi upphandlat har alla anbud antagits som uppfyller ställda krav och dessutom understiger max utvärderingskostnad som angivits i förfrågningsunderlaget och utvärderats enligt MSR LCC. När avropande myndigheter sedan genomför förnyad konkurrensutsättning utses de riktiga vinnarna, alltså de som faktiskt får sälja fordon. Först efter förnyad konkurrensutsättning vet vi hur mycket pengar vi sparade på att använda LCC-kalkylen.

Hur ska uppföljningen ske för att säkerställa att uppgifterna stämmer?
– Uppföljning sker löpande via tät kontakt med leverantörer och avropande myndigheter.

Hur stort är vitet om de krav leverantören lovat uppfylla inte följs?
– Vite tillämpas endast vid leveransförseningar enligt ALOS 05.

Har du något tips att ge andra upphandlare?
– Vad vi lärde oss vara att nästa gång ska anbudsgivare själva få fylla i uppgifter till kalkylen i en mall för att underlätta vår egen administration vid anbudsutvärderingen. 

• Hämta förfrågningsunderlaget för fordon 

SKL KOMMENTUS FORDONSUPPHANDLING: