När hela kommunens behov identifieras har ofta olika delar av organisationen liknande behov och det gör att upphandlingsprocesserna ofta kan samordna. Vid livsmedelsupphandlingar är det ofta många beställares behov som ska tillgodoses - fråga de medarbetare som gör de dagliga beställningarna om deras erfarenheter och förbättringsförslag.

Det är vanligt att flera kommuner går samman i regionala samarbeten och upphandlar tillsammans. Detta ökar kraven på behovsanalysen för att alla kommuner ska bli nöjda då det ofta handlar om många leveransadresser, stora geografiska avstånd och stora volymer som levereras flera gånger i veckan.

Uppskatta livsmedelsupphandlingens värde redan i budgetprocessen. Om upphandlingen inte ryms inom budgeten måste kanske kommunens behov definieras om. Upphandling av stora volymer ekologiska produkter kan vara något dyrare än konventionellt odlade, vilket kan påverka värdet precis som antalet matgäster och att mängden svinn, d.v.s. kastad mat. Om volymen är stor kan prisskillnaden bli liten.

En genomtänkt logistiklösning är viktig för att öka konkurrensen och underlätta för mindre leverantörer att delta och kan innebära en miljöbesparing om krav exempelvis kan ställas på fordonen. En genomtänkt beställningslösning sparar tid och därmed pengar för beställaren och underlättar även uppföljningen.

Hur fungerar din kommun?

• Hur fattas beslut kring upphandlingsprocessen?
• Hur delegationsordningen ser ut? Kontrollera att den är skriftlig och försäkra dig om vilka personer som fattar vilka beslut.
• Vilka politiska dokument och andra styrdokument finns i din organisation? Finns det inköpspolicy, miljöpolicy, interna styrdokument?
• Vilka mål har kommunen på livsmedels- och måltidsområdet?
• Vilka krav bör då ställas på produkterna?
• Är kommunen certifierad ex EMAS, eller Fair Trade eller finns det politiska riktlinjer för ekologiska inköp?
• Hur mycket resurser behövs för att kartlägga behovet, gäller det återanskaffning eller krävs omfattande analyser av nytt behov?
• Innebär behovet att det kan vara bra att söka nya beställarsamarbeten, t.ex. med omkringliggande kommuner? Hur ska vi isåfall arbeta med egna lokala referensgrupper?
• Vem gör en upphandlingsplan som innefattar:
   - Tidsplanering för hela upphandlingen
   - Ekonomiska och administrativa upphandlingsförutsättningar
   - Resursplanering, t.ex. vilka ska jobba med respektive arbetsmoment
   - Tidsplanering, t.ex. att kontakta personal och stämma av mötestider

Hur ser avtalssituationen ut?

• Finns det ett befintligt ramavtal som kan användas?
• Finns det ramavtalssamarbeten som du kan anmäla intresse inför framtiden?
• Vad kan göras inom befintligt avtal?
• Vad är bra respektive mindre bra och kan förbättras till nästa upphandling?

Tips

Sprid kunskap om offentlig upphandling i din organisation – då blir det lättare att diskutera mellan olika yrkesgrupper. Det är en fördel att både upphandlare och referensgrupp har erfarenhet av livsmedelsupphandling så att man vet att mycket tid och kraft måste läggas på detta.

Involvera så många personer med beställarkompens som möjligt. Då blir det lättare att förankra upphandling i din egen organisation och underlätta avtalstroheten!