Marknadsanalysen utgör en viktig del i arbetet med miljöanpassad upphandling och leder till att man får:

• översikt av och kunskap om vad marknaden har att erbjuda,
• underlag för val av upphandlingsförfarande samt
• information för upprättande av förfrågningsunderlag.

Marknadsöversikt

Marknadsanalysen ska ge en bild av vilka leverantörer och produkter som finns på marknaden och är i många fall nödvändig för att bedöma förutsättningarna att kunna köpa in lämpliga produkter mot bakgrund av den behovsanalys som genomförts tidigare. Det kanske viktigaste syftet med marknadsanalysen är att ge en bild av de krav som kan ställas på leverantörer och ge en precisering av föremålet för en upphandling. Har man kännedom om vad marknaden kan erbjuda av miljöanpassade produkter underlättas det fortsatta upphandlingsarbetet i flera avseenden.

En marknadsanalys bör också ge svar på hur tänkta krav ska kunna kontrolleras och följas upp. En utgångspunkt kan ex vis vara att studera olika branschgemensamma deklarationer eller produktionsstandarder för att där se hur olika miljöfaktorer har hanterats.

Val av upphandlingsförfarande

Marknadsanalysen är också ett viktigt underlag för val av upphandlingsförfarande. Tillämpas förenklad eller öppen upphandling vet man inte på förhand vilka företag som kan komma att lämna anbud, vilket kan göra det svårt att fastställa både kravspecifikation och krav på leverantörerna om det inte görs en bra marknadsanalys. En selektiv- eller urvalsupphandling kan vara en metod att undvika att ställa lägre krav än nödvändigt eftersom en upphandling bör avbytas om ingen av leverantörerna klarar av det som efterfrågas.

Upprättande av förfrågningsunderlag

Med god kännedom om vad marknaden kan erbjuda av miljöanpassade produkter är det lättare att upprätta ett förfrågningsunderlag. Ett förfrågningsunderlag ska alltid vara tydligt och klart formulerat så att samtliga leverantörer uppfattar det på samma sätt.

Om det av marknadsanalysen framgår att endast ett fåtal leverantörer klarar av att uppfylla ett visst krav, kan istället kravet ställas som ett utförandevillkor, dvs. ett villkor som inte behöver vara uppfyllt förrän kontraktet ska utföras. Många leverantörer kan då skaffa sig den kompetens som krävs för att genomföra kontraktet mellan tidpunkten för kontraktsskrivningen och tidpunkten för utförandet. På så sätt utnyttjas konkurrensen utan att man gör avkall på sina krav.