LCC kan användas såväl i behovsanalysen som i anbudsutvärderingen.

Behovsanalysen

Miljöstyrningsrådets generella LCC-verktyg kan vara en hjälp i behovsanalysen för att bättre planera sina inköp samt för att göra ett överslag på vad ett miljöanpassat alternativ kommer att kosta i jämförelse med en konventionell produkt.

Om jämförelsen visar att det miljöanpassade alternativet troligtvis blir billigare i längden kan ett alternativ vara att enbart efterfråga det gröna alternativet vid upphandlingen.

Anbudsutvärderingen

LCC används i utvärderingen för att klargöra den verkliga kostnaden som den upphandlande enheten/myndigheten kommer att behöva betala under användningstiden. Det är viktigt att komma ihåg att LCC används som ett komplement till skallkraven, så att man säkerställer att man får det man vill ha och inte överdimensionerar systemen.

Beräkningar visar att det går att spara nästan 15 % i elkostnad genom att byta ut en pump med 70 % verkningsgrad mot en med 80 %. I ett feldimensionerat pumpsystem kommer dock även en effektiv pump att operera ineffektivt och besparingen kan därmed gå förlorad.

Därför är det viktigt att först beskriva produkten eller systemet man vill ha för att sedan få det mest lönsamma alternativet vid utvärderingen.

För att använda LCC vid utvärderingen av det ekonomiskt mest lönsamma anbudet krävs att förfrågningsunderlaget tydligt beskriver de parametrar som ska ingå i beräkningen samt den dokumentation och de mätmetoder som ska tillämpas, så att det tydligt framgår vilken information anbudsgivaren ska tillhandahålla.

Glöm inte att dessa uppgifter, precis som alla andra krav, ska uppfylla de grundläggande EG-rättsliga principerna om icke-diskriminering, transparens och likabehandling. Information som kan behöva specificeras på förhand för att få jämförbara anbud är exempelvis:

• Antal enheter som ska upphandlas
• Antal år produkten ska användas
• Kalkylränta
• Uppskattad energikonsumtion
• Energipris
• Årlig användning
• Underhållskostnad