Uppföljning av ett avtal en mycket viktig del i all upphandling, framförallt om upphandlingskontrakt löper över flera år. Om man avstår från att följa upp kontrakt kan detta leda till att leverantörer kanske inte tar de fastställda kraven på allvar. Anbudsgivare som känner till detta kan t.ex. sänka sitt pris genom att utlova ett villkor, som motsvarar en kostnad, men i praktiken bortse från att göra något om de vet att villkoret sannolikt inte kommer att följas upp och bli föremål för några konsekvenser för leverantören.

Skrivna bekräftelser eller revisioner

När väl kriterierna fastställts och införts i ett förfrågningsunderlag följer nästa steg i upphandlingsprocessen – att beakta på vilket sätt man kan säkerställa effektiva leverantörsbedömningar om efterlevnad av de krav som ställts. I de flesta fall begär organisationer skrivna bekräftelser från leverantörer som styrker deras efterlevnad av ställda krav, men det finns också möjlighet att tillämpa revisioner som kan omfatta kontroll av leverantörsbedömningar, uppfyllande av specifika mål, redovisning av indikatorer och genomförda utbildningar och kurser. Tillgång till erfarenheter om operationella rutiner är av stort värde när en organisation utarbetar interna uppföljningsrutiner. Viss nödvändig information kan erhållas via interna och externa revisorer eller via olika datakällor såsom the Supplier Ethical Data Exchange och the Fair Factories Clearing House. En annan informationskälla som också bygger på en databasuppbyggnad är the Business Social Compliance Initiative, BSCI.

interna eller externa revisorer

Insamling och verifiering av leverantörsinformation kräver både resurser och kompetens. Valet mellan att använda interna eller externa revisorer avgörs av vissa viktiga skillnader, som kan medföra både för- och nackdelar som det kan vara värt att beakta. Det har blivit vanligare att anlita externa revisorer, men det har också visat sig vara komplicerat då tillgången till revisionsföretag som specialiserat sig på revision av sociala aspekter är begränsad. Avsaknaden av specialiserade revisorer kan leda till att upphandlande enheter behöver förlita sig på miljökonsulter, vilket ofta inte är det mest optimala valet för en social revision, då de kan sakna företagserfarenheter med att arbeta i underleverantörsled.