Processen för socialt ansvarsfull upphandling omfattar såväl engagemang på ledningsnivå som på operativ nivå längre ned i en organisation med därtill följande aktiviteter. Det finns förhållandevis goda insikter finns om de olika aktiviteter som bör utföras på respektive nivå i en organisation.

Ledningsnivå

På ledningsnivå bör åtgärder vidtas för att identifiera och förteckna de förväntningar som olika intressentgrupper fört fram, såsom från aktieägare, leverantörer och kunder men också i viss mån miljöorganisationer, myndigheter och media för att få en uppfattning om den lämpliga omfattningen av engagemanget i sociala aspekter. Det är också en utgångspunkt för att utse de personer i organisationen som ska ta ansvar för att utföra arbetet. I detta avseende är det viktigt att utarbeta interna policys i form av vägledande dokument, men också att fastställa en uppförandekod (Code of Conduct, CoC) som leverantörer bör följa. Det finns idag ett flertal kommuner i Sverige, och övriga delar av Europa som är s.k. Fairtrade Cities. Dessa kommuner ska för att få erhålla denna diplomering bl.a. arbeta aktivt för att förbättra och öka antalet etiska inköp.

• Läs mer om Fairtrade City

Opertativ nivå

På operativ nivå, i upphandlingsfunktionen, är en viktig utgångspunkt i arbetet att bestämma de produktområden som är föremål för upphandling och för vilka en särskild strategi bör utvecklas för att garantera att potentiella leverantörer följer kraven i uppförandekoden. De upphandlingsansvariga kan behöva besluta om en övergripande upphandlingsstrategi som ska överensstämma med organisationens policy för ledningsarbete i förädlingskedjan. Detta är av stort värde för att kunna identifiera var i förädlingskedjan det är mest angeläget att ta socialt ansvar, vilket kan vara en svår uppgift på grund av komplexiteten i leverantörsledet. En annan aspekt att beakta är relevansen när det gäller att begära efterlevnad av standarder eller liknande bland leverantörer och/eller andra organisationer i förädlingskedjan.

Uppbyggnaden av en modell för den sociala ansvarsfulla upphandlingen innehåller vanligtvis ett antal på varandra följande moment. Ett exempel på en sådan modell framgår av nedanstående figur.